Quais são as vantagens dos fluxogramas?

Em um nível alto, os fluxogramas podem atuar como um plano, fornecendo uma imagem ampla do trabalho. Diagramas como “raia” ajudam a avaliar recursos humanos e de capital, enquanto “caixa de areia” ilustra planos de contingência viáveis. Ao desenvolver estratégias de projeto complicadas, os administradores podem usar vários algoritmos matemáticos (e algumas vezes complicados) para ajudar a prever possíveis resultados. Um fluxograma ajuda a traduzir estratégias escritas e equações matemáticas em um formato que qualquer funcionário possa entender.

Ilustrar a visão geral do projeto

Um fluxograma pode atuar como uma visão geral de um produto, ilustrando-o em um formato fácil de ler para cada membro da equipe. O diagrama pode ajudar a garantir que todas as partes envolvidas estejam na mesma página, mostrando o cronograma do projeto, o orçamento e a delegação de trabalho. Um chefe de departamento pode usar este documento para ver o impacto que o projeto terá em sua divisão e subordinados. Além disso, qualquer retorno no sistema relacionado ao projeto pode ser mais claro em um diagrama do que escrito. Dessa maneira, essa visão do projeto pode ajudar os gerentes a avaliar sua viabilidade mais rapidamente e fornecer feedback crucial antes de iniciar o projeto.

Perfil das etapas do projeto

De um ponto de vista menor, os diagramas podem ajudar os gerentes a planejar todas as etapas necessárias para concluir o projeto. Mesmo nas ações departamentais mais tediosas, o fluxograma ajudará a ilustrar cada ponto do processo, incluindo o agendamento de eventos, que é a linha do tempo que determina as etapas cruciais para a conclusão de um projeto. Além disso, o fluxograma pode atuar como uma ferramenta de simulação de projeto, ajudando os gerentes a entender a importância de sua eficiência no departamento e como isso afeta os outros. À medida que o projeto avança, os gerentes podem usar essa simulação de fluxo como um guia de referência, acompanhando o andamento do projeto através de seus vários pontos, do início ao fim.

Gerenciamento da força de trabalho

Um fluxograma que ajuda os gerentes a entender a localização da força de trabalho é o diagrama da “pista de natação”. Ele divide as funções dos membros da equipe durante cada ponto do projeto, permitindo que os gerentes vejam quem trabalha em qual aspecto do projeto a qualquer momento. O benefício de ter um esboço deste diagrama antes do tempo é que os gerentes podem avaliar quais departamentos precisam de mais recursos humanos para concluir o projeto no prazo. Por exemplo, ao examinar esse diagrama, os gerentes podem descobrir que o departamento de design do produto pode precisar ser reafirmado por dois assistentes adicionais para ajudar a mover com eficiência a fase de desenvolvimento do projeto.

Detalhes do plano de contingência

Planejar erros de previsão é algo que deve acontecer em todos os pontos do projeto, e um fluxograma pode ajudar a ilustrar qualquer plano de contingência. O diagrama “sandbox” é um fluxograma que examina o que fazer se algo der errado em qualquer ponto do projeto. Em estados cruciais de alto risco no fluxo, possíveis problemas podem ocorrer e vários planos de emergência são descritos, juntamente com possíveis saídas. Esse fluxograma permite que um gerente veja possíveis erros que alterarão o fluxo de trabalho. Um desses tipos é uma ferramenta vantajosa, mesmo para os mais otimistas, pois se ocorrer um erro, o plano de contingência já estará em mente. Dessa forma, você pode ajudar a equipe a trabalhar com mais eficiência na solução do problema,

Referências

  • Business Analysis Times: reinventando o diagrama Swim Lane. Parte 2.
 

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