O que é uma planilha e como funciona?

Uma planilha é um “documento eletrônico” que utiliza linhas e colunas para inserir e manipular dados, computá-los, analisá-los, criar resumos, modelos, gráficos e relatórios. As planilhas, seus aplicativos e complementos têm usos quase ilimitados.

Uma planilha é um tipo específico de software que permite inserir geralmente dados numéricos ou de texto em células dentro de uma matriz de linhas e colunas . Você pode armazenar, calcular e analisar esses dados, criar resumos, modelos, gráficos e relatórios.

As planilhas fornecer-nos um monte de trabalho. Cálculos ou operações altamente repetitivos podem ser automatizados através de uma planilha, economizando tempo, esforço e dinheiro.

A planilha software tem história , eles são nada de novo, têm estado conosco cerca de 50 anos.

A primeira planilha com aplicação para comércio e negócios foi o VisiCalc , que obteve ampla aceitação desde sua criação em 1979 até meados dos anos 80, principalmente como uma ferramenta para tarefas de contabilidade, orçamento e cobrança.

O Microsoft Excel é a ferramenta de planilha que domina o mercado, embora, no momento da criação, o Lotus 1-2-3 e o Quatro Pro fossem os líderes de negócios. Outras alternativas atuais ao Excel são o Google Docs, que executa a web e o Apache Open Office Calc, embora existam muitas outras.

A planilha software encontrou ampla aceitação nas empresas, ambientes acadêmicos e residências. Hoje, para o Azcentral.com , é muito estranho encontrar uma empresa em que não haja uso literal de uma planilha , por menor que seja.

As planilhas , aplicativos e add- ons são usos cada vez mais ilimitadas. Vamos conhecer um certo detalhe sobre o que é a planilha , para que serve e como funciona .

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O que é a planilha e por que é importante?

Uma planilha é um tipo específico de software que possui forma matricial ou matriz de linhas e colunas contendo células , permite ao usuário inserir informações, executar funções e fórmulas, executar cálculos, análises simples ou complexas, elaborar gráficos e modelos também como automatizar cálculos repetitivos

Nossos amigos do Bizfluent.com nos dizem que uma planilha é um “documento eletrônico” que utiliza linhas e colunas para armazenar e manipular dados.

A planilha software é inspirado no maior livro ou folha de cálculo no papel de um contador. O cruzamento ou interceptação de linhas com colunas determina as células que são uma “unidade básica” de informações para acomodar números, textos, fórmulas e funções.

Em sua expressão mais simples, as primeiras planilhas permitiram visualizar um pequeno grupo de dados, geralmente numéricos, apresentados em linhas e colunas.

Atualmente, os tipos de software de planilha vão muito além, são ferramentas que conectam conjuntos de milhares ou milhões de dados a cálculos avançados, permitindo cálculos sofisticados, modelos, previsões, análises estatísticas, gráficos e resumos para apoiar decisões.

Para apresentar relatórios ou figuras numéricas, prepare um gráfico, formule um orçamento, faturas, demonstrações financeiras, análises estatísticas; A planilha é compatível com qualquer uma dessas atividades e oferece mais.

Os relatórios de planilhas são fáceis de editar, são atualizados com um clique, isentos de erros de computação manual, podem ser organizados e analisados ​​rapidamente e são muito visuais na forma de tabelas e gráficos.

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Para que serve a planilha?

As funções, usos e aplicativos das planilhas são ilimitados. Qualquer área do conhecimento pode fazer uso de planilhas para a aplicação de métodos quantitativos de análise de dados.

Estatísticas, previsões, simulações, tabelas de resumo, vários gráficos são tarefas que podem ser desenvolvidas com esse tipo de software.

Embora o uso de planilhas possa ser um pouco mais simples ao inserir alguns dados, faça cálculos aritméticos (adição e subtração simples) e apresente um resultado, um exemplo disso quando preparamos nosso saldo pessoal ou nossa taxa de receita e despesa.

Uma lista breve e não exaustiva dos usos de uma planilha pode ser:

  • Orçamento : institucional, comercial, doméstico.
  • Preparação e apresentação de demonstrações financeiras .
  • Planejamento e modelagem de vendas, custos, cenários de marketing.
  • Faturamento
  • Folha de pagamento .
  • Previsões, previsões e simulações .
  • Cronogramas, acompanhamento e controle de projetos.
  • Operações aritméticas
  • Análise econômica e econométrica
  • Modelos financeiros e análise financeira
  • Análise estatística descritiva e inferencial (complementar análise de dados).
  • Aplicativos de pesquisa operacional (complemento Solver)
  • Criação gráfica : dispersão, tendências, bares, bolos.
  • Banco de dados .
  • Resumos, relatórios, análises para tomada de decisão.
  • Macros para cálculos repetitivos.

E é muito provável que não tenhamos respeitado todos os aplicativos de uma planilha .

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Conhecendo a planilha

Uma planilha é composta de colunas identificadas com letras e linhas marcadas com números, o cruzamento de qualquer linha com uma coluna determina uma unidade básica de entrada de dados ou comandos chamados ” célula “.

O número de linhas e colunas em uma única planilha varia de acordo com o programa usado e até a versão.

O Microsoft Excel desde 2007, por exemplo, possui 1.048.576 linhas e 16.384 colunas , o que determina 17.179.184 células.

No entanto, outros softwares como Gnumeric, do The GNOME Project, têm 16.777.216 linhas com 16.384 colunas, num total de incríveis 274,8 bilhões de células (274.877.906.944).

A célula é então uma unidade de informações básicas, cada célula é endereçada com coordenadas provenientes das informações da coluna e da linha, pois “célula A3” refere-se à coluna A, linha 3 ou “célula G25” (coluna G linha 25).

Usando esse design básico, você pode inserir, armazenar ou analisar uma grande quantidade de dados, alfabéticos e numéricos.

As planilhas são usados principalmente na manipulação ou processamento de um grande volume de dados, embora algumas pessoas também podem usar -los para outros fins e organização de proteção, tais como informações de contato para grupos grandes.

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Inserir dados em planilhas

Para inserir dados em uma célula , basta clicar na célula uma vez com o botão esquerdo do mouse e começar a digitar. O Microsoft Excel permite hospedar até 32.767 caracteres em uma única célula.

Você verá que os caracteres aparecem à medida que você digita, assim como quando você usa um programa de processamento de texto .

Para mover para outra célula , você pode clicar na célula desejada com o mouse ou usar a tecla “Tab” do teclado. Se você fizer isso, o cursor se moverá para a célula à direita.

Se você inserir uma grande quantidade de dados na planilha e perceber que deve incluir uma coluna ou linha com dados adicionais, a maioria dos programas de planilhas permitirá inserir uma coluna ou linha à vontade.

Para fazer isso, basta escolher uma linha ou coluna na qual deseja inserir novos dados, clicando com o botão direito do mouse no cabeçalho e pressionando a opção “Inserir”

Você também pode excluir colunas ou linhas , ou simplesmente ocultá-las se as informações forem úteis posteriormente, quando não for necessário ou muito estético ver esses dados agora.

Aplicar formatação aos dados

Se você já usou um programa de processamento de texto antes, está familiarizado com a formatação de texto . As planilhas permitem que você para fazer o mesmo com todos os dados que entram neles.

Como muitas linhas e colunas carregadas com dados podem ser confusas, você pode usar cores de fonte, formatos de borda e cores de plano de fundo para diferenciar ou chamar atenção para diferentes partes da planilha .

Você também pode alterar fontes, tamanhos de texto , usar texto em negrito, itálico ou sublinhado para diferenciação.

Em algumas ocasiões, você pode achar útil mesclar ou mesclar células .

Por exemplo, se você tiver uma tabela grande de figuras que soma, convém que as células na parte inferior sejam uma única célula que diga “TOTAL” em negrito.

Para fazer isso, basta selecionar as células que deseja combinar, vá ao menu “Arquivo” e procure o ícone “Combinar e centralizar”.

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Fórmulas de planilhas

A inserção de dados em uma planilha ajuda a manter e manter as informações organizadas. No entanto, o software de planilha pode usar fórmulas matemáticas a seu favor, algumas simples e complexas.

Como um exemplo simples, pense no orçamento total. Você pode inserir todas as informações em uma planilha normalmente emitida em um orçamento: uma coluna para o nome da conta, outra a quantidade de dinheiro para cada item e o total que você refletirá na parte inferior

Usando uma fórmula simples “SUMA” na parte inferior dos seus dados, ele mostrará o saldo ou o valor total do seu orçamento.

Basta colocar o cursor onde deseja que o total seja exibido, vá para o menu ” Fórmulas ” . Escolha a função “Autosuma” e verifique a faixa de valores , por exemplo “= Soma (B4: B16)

As fórmulas são baseadas nas coordenadas das células usadas para fornecer dados.

Por exemplo, para escrever uma fórmula “SUM” do conteúdo da coluna B , digite “= SUM (B4: B16 )”. B4 a B16 é conhecido como intervalo de valores , as células onde estão os números que vamos calcular.

Não importa como os dados nas células mudam, a célula SUM na qual você escreveu a fórmula sempre mostrará um total atualizado e correto, desde que o intervalo de valores esteja bem definido.

Essa é a beleza das fórmulas e uma grande parte da beleza das planilhas .

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Os gráficos da planilha

Outra maravilha de como as planilhas funcionam são os gráficos . Em geral, temos:

  • Gráficos de tendências ,
  • De barras horizontais ou verticais  
  • Gráficos de pizza, também chamados de gráfico de pizza .
  • Scatter .

Cada um deles cumpre uma função específica.

O gráfico de tendências é amplamente utilizado para mostrar alterações nos números ao longo do tempo, por exemplo, vendas e lucro líquido mês a mês.

O gráfico de barras mostra frequências ou valores totais de diferentes categorias, embora também possa mostrar variações nos números ao longo do tempo.

Por sua vez, um gráfico de pizza geralmente serve para refletir porcentagens em categorias sobre um total; portanto, por exemplo, permite mostrar como a estrutura de custos é composta como uma porcentagem de um produto.

O gráfico de dispersão é talvez um dos mais técnicos de uma planilha , pois permite avaliar como uma variável se comporta em relação a outra. Assim, por exemplo, como o peso de uma pessoa se comporta em relação à altura.

Um gráfico de dispersão pode ser usado para análises como: previsões, regressões, linhas de tendência e como uma variável se correlaciona com a outra.

Na ilustração, podemos ver um gráfico simples feito no Excel ; corresponde à fórmula Y = F (x) = X2, foi realizada em etapas muito simples: preenchendo a tabela com valores, selecionando a faixa de valores, acessamos o menu “Inserir” e, finalmente, o gráfico “dispersão”.

Para visualizar a curva, selecionamos a “série de pontos” e, com o botão oposto do mouse, dizemos “Adicionar linha de tendência” e aí está.

Muitas planilhas são bastante intuitivas e os menus de ajuda são amigáveis ​​para orientar-nos em uma fórmula ou cálculo.

Aproveite ao máximo suas planilhas !

Referências

 

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