O que é um diagrama de fluxo de trabalho?

Um diagrama de fluxo de trabalho representa visualmente a movimentação e transferência de recursos, documentos, dados e tarefas de todo o trabalho através do processo de um produto ou serviço específico. Um fluxograma bem-sucedido representará o fluxo de trabalho correto de forma rápida e clara.

Significado

Muitos dos processos de trabalho podem ser complicados e complexos, e é por isso que é importante representar visualmente como as tarefas estão sendo executadas para melhorar o entendimento dos funcionários e aumentar a eficiência. Os diagramas de fluxo de trabalho indicam claramente quem é responsável por cada estágio, quais documentos eles precisam, quais recursos e a quantidade de tempo necessária em cada estágio (consulte a Referência 2). Conhecer as funções dos funcionários e os requisitos de produção para o gerenciamento de recursos permite definir facilmente pontos fracos e aliviar gargalos. Esses são os aspectos do fluxo de trabalho que dificultam e diminuem o tempo do ciclo geral do processo.

Benefícios

Segundo a Universidade da Califórnia, Irvine, as vantagens dos fluxogramas incluem “entendimento, conhecimento, comunicação, análise eficaz e documentação apropriada”. A representação visual do fluxo de trabalho permite que os funcionários não apenas entendam melhor suas responsabilidades no trabalho, mas também o papel de outros funcionários, o que aumenta a responsabilidade. A criação de um diagrama bem-sucedido aumenta o conhecimento no local de trabalho devido à pesquisa e coleta de dados necessárias. A comunicação também melhora quando os funcionários entendem melhor o fluxo de trabalho (consulte a Referência 3).

Tipos

Para representar visualmente o fluxo de trabalho da organização, existem formas de diagrama específicas que correspondem a diferentes tipos de atividades: ovais, retângulos, losangos e círculos. Um oval mostra onde o fluxo de trabalho começa e onde termina. Os retângulos representam qualquer processo, tarefa ou atividade de análise necessária. Diamantes significa um processo de tomada de decisão, que geralmente resulta em duas direções do fluxo de trabalho. A maioria dos diamantes reflete uma decisão “sim” ou “não” que deve ser tomada: se a decisão for afirmativa, o fluxo de trabalho continuará na rota planejada; Se a resposta for não, o fluxo de trabalho pode ter que passar por outro caminho para resolver o problema. Portanto, quanto mais diamantes estiverem presentes, mais complexo será o diagrama do fluxo de trabalho para representá-lo visualmente. Os círculos representam os conectores de uma atividade para outra.

Implementação

Embora a concepção do diagrama do fluxo de trabalho possa ser um processo extenso e demorado, a implementação do leste é a parte difícil. O diagrama não é apenas colocado no local de trabalho e deve proporcionar os benefícios esperados; A maioria deles precisa estar vinculada a uma teoria de melhoria do fluxo de trabalho, como manufatura enxuta, Six Sigma ou Gerenciamento de Qualidade Total (consulte a referência 1).

Considerações

Os diagramas de fluxo de trabalho estão intimamente relacionados a outros termos usados ​​na otimização do local de trabalho, como planejamento de processos de negócios e controle de fluxo. Um processo, ou mapeamento de processo, é um conceito muito semelhante aos diagramas e fluxos de trabalho. Um processo de trabalho é mais do que o fluxo de trabalho específico, concentrando-se mais nas entradas e saídas, em vez da transferência de dados, documentos e responsabilidades de tarefas. Uma organização pode ter muitos processos em seu fluxo de trabalho. Embora os dois estejam frequentemente interconectados, o planejamento de negócios se concentra mais nas metas de longo prazo, em vez de melhorar o fluxo de trabalho atual. Os gerentes interessados ​​no controle de fluxo procuram especificamente

Referências

 

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