Como usar o Excel para controlar a assistência em uma creche

Se você tem uma creche ou outro tipo de creche, é importante que você acompanhe a frequência de cada um que está atualmente matriculado. As ferramentas do Microsoft Excel tornam relativamente fácil para professores e administradores escolares o controle de presença, seja você semanal, mensal ou anual. Dependendo de como você deseja ver os dados na planilha, é possível criar gráficos e diagramas para representar a presença ou ausência de cada criança em sua creche.

Crie o modelo

Passo 1

Abra uma nova pasta de trabalho do Excel com 13 planilhas. Você pode adicionar planilhas clicando nas guias na parte inferior da página. Cada um deve representar um mês, com a planilha final usada para as tabulações do ano até o momento.

Etapa 2

Combine células de C1 a AI1. Digite o nome do mês, seguido pelo ano na célula combinada. Centralize o texto, aumente o tamanho da fonte em negrito e as letras para tornar o cabeçalho visível. Adicione cor e outros elementos de design que atendam às suas preferências.

Etapa 3

Digite o título “Sobrenome” no campo A2 e “Nome” no campo B2. Destaque o texto, deixando a letra em negrito e aumentando o tamanho do texto.

Etapa 4

Adicione uma coluna final ao final da célula AJ1 para tabular automaticamente o número de ausências no mês. Esta coluna usará o formato condicional para determinar o número de dias que cada criança esteve ausente.

Etapa 5

Digite as datas do mês nas colunas entre C2 e AI2. Aplique sombreamento nos feriados e nos fins de semana, quando você não estiver registrando os registros de presença.

Etapa 6

Escreva o nome e o sobrenome de cada criança nas linhas abaixo dos títulos das colunas correspondentes. Classifique as informações por sobrenome, classe ou uma combinação de ambos.

Etapa 7

Copie e cole este modelo nas 12 planilhas. No entanto, você deve personalizar as informações em cada uma alterando o cabeçalho do mês correto e atualizando as datas para representar o número correto de dias no mês.

Etapa 8

Crie um código para completar o registro de presença. Talvez “P” para presente e “A” para ausente.

Etapa 9

Insira uma fórmula na coluna mês até o momento para tabular automaticamente quantas ausências cada filho tem por mês. Se você estiver usando “A” ausente, a fórmula para o primeiro filho é: COUNT IF ($ C3: $ CAI3, “A”). A fórmula de célula mista pode ser copiada e colada em cada linha da coluna.

A fórmula acima pressupõe que C3 é a primeira entrada do mês para o primeiro filho que aparece na planilha. Modifique a fórmula conforme necessário para que os campos selecionados incluam todo o intervalo de datas do mês.

Etapa 10

Copie as fórmulas em cada uma das 12 planilhas. Verifique as fórmulas novamente para verificar se estão corretas.

Etapa 11

Copie e cole os nomes e sobrenomes dos filhos na última planilha se desejar tabular o número de ausências durante o ano. Certifique-se de incluir os cabeçalhos correspondentes, conforme necessário.

Tabulação da soma do ano até o momento

Passo 1

Crie uma fórmula para tabular o número de ausências de cada criança na creche. Para criá-lo, digite “= sum (” no campo do ano até o momento para o primeiro filho na lista.

Etapa 2

Clique na primeira planilha e no total mensal do primeiro filho da lista.

Etapa 3

Mantenha pressionada a tecla “Shift” no teclado e clique no final do mês da planilha. Clique no total mensal do primeiro filho da lista e pressione “Enter”. A fórmula será semelhante a “sum = (‘janeiro: dezembro’! AI3).”

Etapa 4

Copie e cole a fórmula na coluna ano para a data de cada filho na lista.

Referências

 

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