Como usar o Excel como um banco de dados

Muitas pessoas usam o Excel como um banco de dados. O Excel pode ser uma maneira conveniente de armazenar informações como um banco de dados, desde que as informações não sejam muito complicadas para serem contidas em um formato de planilha. Como o Microsoft Office vem com o Excel, usar o Excel como banco de dados é mais barato do que comprar software adicional para hospedar um.

Como configurar uma planilha do Excel como um banco de dados

Passo 1

Identifique os dados que você deseja incluir no banco de dados. Antes de criar uma planilha como um banco de dados, você precisa saber que tipo de informação deseja rastrear.

Etapa 2

Use a linha 1 como títulos de cada artigo que você seguirá. Por exemplo, se você usar o Excel como um banco de dados para obter informações de contato, inclua nome, endereço, número de telefone e outros dados na linha 1.

Etapa 3

Formato da linha 1. Altere o formato da linha 1 para separar os cabeçalhos de dados no seu banco de dados. Para fazer isso, clique no número ao lado da linha 1, que destaca a linha inteira. Adicione seu formato, como negrito, centralizado e um plano de fundo cinza.

Etapa 4

Congele a linha do cabeçalho. Use o recurso de painel de congelamento para que os títulos sempre apareçam na parte superior do banco de dados. No Excel 2007, clique no número dois ao lado da linha 2 para destacar a primeira linha sob os títulos. Clique na guia Exibir. Clique em Congelar painéis e congele a linha superior. No Excel 2003, clique no número dois ao lado da linha 2 para destacar a primeira linha sob os títulos. Na barra de menus, clique em Janela> Congelar painéis.

Etapa 5

Escreva os dados. Use uma linha para cada entrada no banco de dados, insira as informações para corresponder às informações do cabeçalho.

Etapa 6

Classifique os dados no banco de dados. Depois de inserir as informações no banco de dados, você pode visualizar os dados de diferentes maneiras. Consulte a próxima seção para obter instruções sobre como classificar os dados em um banco de dados do Excel.

Como classificar dados no Excel 2007

Passo 1

Decida como você deseja classificar as informações. Por exemplo, os dados podem aparecer em ordem alfabética por sobrenome, ou você pode classificar os dados por CEP.

Etapa 2

Realce os dados no banco de dados. Clique na célula superior esquerda, à esquerda de A e acima de 1. Isso destaca a planilha.

Etapa 3

Abra a janela Pedido. Clique na guia dados. Em seguida, clique no botão de classificação na seção de classificação e filtro. Isso abre a janela do pedido.

Etapa 4

Selecione os dados que você deseja filtrar. Na coluna, selecione os dados que deseja classificar ao lado de “Classificar por”. Se você deseja incluir uma classificação secundária (por exemplo, primeiro nome se tiver mais de uma pessoa com o mesmo sobrenome), selecione o título de uma segunda classificação ao lado de “Em seguida por”.

Etapa 5

Escolha a ordem de classificação. Por padrão, ele é classificado em ordem alfabética (A a Z) ou do menor para o maior. Para fazer o oposto, selecione de Z a A nessa ordem.

Etapa 6

Clique em OK As informações no banco de dados serão organizadas da maneira que você indicou.

Como classificar dados no Excel 2003

Passo 1

Decida como você deseja classificar as informações. Por exemplo, os dados podem aparecer em ordem alfabética por sobrenome, ou você pode classificar os dados por CEP.

Etapa 2

Realce os dados no banco de dados. Clique no número 2 ao lado da linha 2 para destacar a linha inteira. Enquanto mantém pressionada a tecla Shift, clique no próximo número na última linha com dados para realçar todos os dados sem incluir o título.

Etapa 3

Abra a janela Classificar. Na barra de menus, clique em Dados> Classificar.

Etapa 4

Selecione os dados que você deseja filtrar. Em “Classificar por”, selecione os dados que deseja classificar. Se você deseja incluir uma classificação secundária (por exemplo, primeiro nome se tiver mais de uma pessoa com o mesmo sobrenome), selecione o título em “Depois” para uma classificação secundária.

Etapa 5

Escolha a ordem de classificação. O padrão (Crescente) é classificar em ordem alfabética ou do menor para o maior. Para fazer o oposto, clique no botão de opção para selecionar Decrescente.

Etapa 6

Clique em OK Os dados no banco de dados serão classificados na forma que você indicou.

 

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