Como projetar o sistema de controle de documentos

Os sistemas de controle de documentos são usados ​​para rastrear e controlar as revisões e podem ser encontrados em uma ampla gama de aplicativos, incluindo software e legislação. O design de um sistema de controle de documentos depende do tipo de documento que está sendo tratado e das funções de controle desejadas. A seleção de uma opção de armazenamento e um tipo de interface com o usuário também fazem parte do processo de design de um sistema de controle de documentos.

Determine o tipo de documento que seu sistema manipulará. Essa é uma parte essencial do sistema do seu sistema de design de controle de documentos. Avalie qual será o sistema de controle de documentos, um processador de texto, um arquivo de computador com código fonte, um arquivo HTML ou outro tipo de arquivo. Pense no tipo de documento que você precisa controlar e se também precisa de mais de um tipo de documento. Por exemplo, um sistema legal de controle de documentos pode exigir o manuseio de documentos do Word, arquivos PDF, arquivos de imagem, planilhas do Excel e possivelmente outros tipos de documentos.

Planeje como os usuários acessam seu sistema de controle de documentos e que tipo de interface com o usuário é necessário. Alguns sistemas de controle de documentos funcionam como programas independentes com sua própria interface gráfica do usuário, enquanto outros acessam como parte de outro programa, como um módulo do Word. Você pode querer ter um sistema acessível através da Internet usando uma interface do navegador. Depois de decidir sobre um tipo de interface do usuário, você pode projetar os detalhes do design da interface. A interface do usuário pode incluir uma tela de login para que o sistema possa identificar qual usuário fez alterações em um documento.

Selecione um sistema de armazenamento. Seu sistema de armazenamento controlará o design do software que gerenciará o armazenamento e a recuperação reais dos documentos. Seu sistema de armazenamento pode ser tão simples quanto uma unidade de disco rígido local ou tão complexo quanto um sistema de armazenamento em nuvem, que é acessado através da Internet. Você deve planejar a capacidade de armazenamento com base no tipo de documento e no número de documentos a serem controlados.

Determine quais recursos de controle você precisa. A maioria dos sistemas de controle de documentos inclui funções básicas, como saída e entrada, além de revisão e comparação de versões. Funções de controle mais avançadas podem incluir a identificação de um grupo de documentos que se combinam como um conjunto, por exemplo, uma certa versão da compilação de software que requer aprovação de check-in, vários níveis de permissão etc. As funções internas também devem ser levadas em consideração em seu design, recursos como armazenar cópias de cópias de versões completas ou apenas alterações entre versões para usar uma versão on-line da base com as atualizações aplicadas para alcançar o versão atual

Referências

 

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