Como escrever uma carta solicitando um reembolso a um destinatário de carro

Uma carta cuidadosamente elaborada é de extrema importância se você espera receber um reembolso por uma compra importante, como um carro. Sua reivindicação deve abordar a questão fundamental. Se o revendedor avaliar o cliente e você tiver um motivo legítimo para solicitar um reembolso, ele considerará seu pedido.

Entre em contato com o revendedor. Explique a natureza da sua chamada e obtenha um nome de contato da pessoa que lida com problemas de atendimento ao cliente, como reembolsos. Informe a concessionária sobre sua intenção de reivindicar um reembolso e o motivo. Isso avisará a empresa, assim você estará ciente de seu pedido. Use seu toque se achar que solicitar dinheiro de volta pode se tornar potencialmente controverso. A última coisa que você quer que aconteça é diminuir suas chances de receber o que é solicitado por ter más maneiras.

Use um formato comercial para criar o cabeçalho da carta. Em grande estilo, seu nome, endereço e data estão no topo da página. O cabeçalho deve ficar assim:

Seu nome Seu endereço Sua cidade, estado e CEP Seu endereço de e-mail Data

Crie o endereço interno, que inclui o nome e o sobrenome da pessoa para quem você está escrevendo. Siga o mesmo formato que o seu cabeçalho:

Nome e sobrenome da pessoa de contato na concessionária Seu endereço Cidade, estado e CEP

O espaçamento é importante. Idealmente, não deve haver um espaço de mais de duas linhas entre o cabeçalho e o endereço interno.

Crie a saudação na qual você dirige a pessoa na carta. Um dos mais comuns é: “Prezado Sr. (Sra) Nome completo”. Ao contrário de uma carta informal, use o nome e o sobrenome da pessoa em uma empresa, o que exige uma saudação formal.

Escreva (ou digite) o corpo da carta. É aqui que você trata o seu ponto principal. Separe-o em três partes: começo, meio e fim. Apresente-se usando seu nome completo e fornecendo as razões pelas quais você está escrevendo para eles: solicite um reembolso. Não use recuo porque as cartas comerciais seguem um formato de bloco.

Informe por que você merece o retorno na parte central do corpo da carta. Isso é persuasivo, então ela é profissional e apaixonada. Exponha a razão pela qual você acha que tem o dinheiro de volta após a introdução. Exigir um reembolso simplesmente sem explicação certamente cairá em ouvidos surdos. Inclua todas as informações relevantes e cópias da documentação que suportam seus argumentos. Termine o corpo da carta agradecendo o contato e incluindo o seu número de telefone e a melhor hora para ser contatado.

Feche a carta com “Atenciosamente” e assine o seu nome na parte inferior. Se você digitar por máquina, faça o mesmo com seu nome completo sob a assinatura.

Conselhos

Entenda qual é a política de reembolso do revendedor antes de escrever a carta. Isso o ajudará a moldar a carta, incluindo pontos específicos que lidam com o dinheiro de volta. Obtenha o nome completo de cada pessoa com quem você falou pessoalmente ou por telefone. Inclua-os na escrita. Seja o mais detalhado possível e evite usar jargões ou espalhar. Suas cartas comerciais devem ser concisas e ir direto ao ponto. Por fim, revise-o para evitar erros de digitação ou gramática. Considere que alguém leu a carta para ter uma segunda opinião. Uma apresentação digitada por computador pode ser mais eficaz na obtenção dos resultados desejados e parecer mais profissional. Você deve usar dessa maneira se não tiver uma boa caligrafia.

Advertências

Pode ser necessário fazer várias tentativas para obter reembolso do revendedor, incluindo várias cartas e chamadas. Não desista após a primeira tentativa. Mantenha um registro de datas, horários e conversas com a equipe, incluindo seus nomes.

Referências

 

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