Como escrever uma carta para o reitor

Há muitas razões para escrever uma carta a um reitor. Pode ser porque você deseja se inscrever na faculdade, que deseja fazer uma entrevista para um jornal local ou se deseja um esclarecimento sobre uma política ou procedimento da universidade. Independentemente do motivo, se você deseja escrever uma carta para um reitor, deve seguir um formato de carta comercial. Os decanos são pessoas muito ocupadas, por isso é recomendável que você seja breve e chegue ao ponto.

Antes de colocar a caneta no papel ou nos dedos do teclado, saiba claramente por que deseja escrever para o reitor. Faça uma lista dos pontos importantes que deseja levantar em sua carta.

Se possível, use papel timbrado e escreva a data no canto superior esquerdo da carta. Se você não tiver papel timbrado, escreva seu endereço, número de telefone e endereço de e-mail na parte superior da página e indique a data abaixo. Para papel com ou sem papel timbrado, deixe dois espaços após a data e adicione o endereço de retorno, que é o mesmo endereço que aparece no envelope.

Comece com a saudação. Coloque o título e o sobrenome do reitor seguido de dois pontos. Por exemplo, escreva “Prezado Dean Davis:”.

Use o formato de bloco ou o formato de bloco modificado. Isso significa que todas as linhas começam na margem esquerda e existe um espaço de uma linha entre parágrafos. Esse é considerado o formato apropriado para compor uma carta comercial.

Apresente-se como se não conhecesse o reitor pessoalmente. Começa com algo como “Meu nome é Alice Jeffrey, uma ex-aluna da Universidade Estadual de Nebraska e estou interessado em solicitar a admissão no programa de estudos de pós-graduação da sua instituição”. Isso dará ao reitor uma indicação de quem você é e o que deseja.

Explique exatamente por que você está escrevendo o reitor. Use frases como “Estou dirigindo a você para solicitar uma reunião sobre a readmissão na faculdade”. Não passe pelos ramos e mantenha um tom profissional e direto. Os educadores tendem a ler as cartas acima e não querem perder tempo com detalhes desnecessários.

Lembre-se de que, ao alterar idéias, você deve alterar o parágrafo. Escreva frases simples. Não use uma palavra longa quando uma mais simples cumprir a mesma função. Além disso, evite as orações.

Comece um novo parágrafo para a conclusão e indique que ação você deseja que eu tome ou se é apenas uma carta informativa. Se você deseja agendar uma reunião, peça o dia e a hora apropriados.

Termine sua carta com “Atenciosamente”. Ao escrever para o reitor, você deve ser formal, de modo que frases como “falaremos em breve” ou “até breve” não são aceitáveis. Deixe três ou quatro espaços para sua assinatura.

Deixe sua carta para o reitor por um dia ou dois e verifique o tom e os erros ortográficos ou tipográficos. Compare-o também com a lista que você fez no começo, para ter certeza de incluir todos os pontos que deseja levantar. Leia em voz alta e coloque-se no lugar do reitor quando ouvir o tom da carta. Edite conforme necessário.

Conselhos

Se você tiver dúvidas sobre o estilo do tom ou da escrita, peça a um amigo, com boas habilidades de edição, que dê uma olhada na sua carta.

Limite o comprimento da carta a uma página. Se for mais longo, edite o conteúdo até conseguir uma única página. A melhor fórmula é ser breve e conciso.

Referências

 

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