Como escrever um email profissional

O email é uma maneira comum e conveniente de se comunicar com empresas, colegas, funcionários, empregadores, professores e outras pessoas que exigem comunicação formal. O menor erro pode causar uma impressão negativa. Existem várias maneiras de melhorar e aprimorar sua tag no email.

Como os emails recebem automaticamente uma data e hora, você não precisa colocar essas informações, a menos que queira.

Inicie o email com saudações. Ao tentar fazer uma abordagem profissional, pense nisso como quando escreve uma carta. Simplifique com um rápido “Olá”. Se você souber para quem está escrevendo, é melhor usar a forma profissional do nome do destinatário (por exemplo, Sr., Sra., Professor ou Dr.).

Vá direto ao ponto. O primeiro parágrafo deve ser sobre quem você é e por que está escrevendo o email.

Não passe pelos galhos. O segundo parágrafo deve conter as informações que você está oferecendo ou a solicitação que está fazendo. Declare o que você deseja seguido por esta situação.

Se houver um anexo, mencione-o no e-mail para que o destinatário saiba que ele precisa pesquisar e abrir arquivos. Além disso, ele chama corretamente os arquivos anexados para que o destinatário do e-mail saiba qual dos arquivos anexados está simplesmente vendo o nome.

Faça uma oração de encerramento. Comece agradecendo ao destinatário pelo tempo gasto. A cortesia é sempre importante, independentemente do tamanho do email. Inclua uma frase de acompanhamento exata como “Entrarei em contato novamente com mais informações” ou “Estou ansioso para ouvir suas idéias”. Se uma resposta for necessária, certifique-se de colocar as informações na mensagem.

Na sua conta de email profissional, você deve ter uma assinatura configurada. Isso será adicionado automaticamente na parte inferior do email. Você deve incluir seu nome profissional completo, cargo e informações de contato. Dependendo da política, convém incluir um link para o site da sua empresa ou para as páginas de mídia social.

Conselhos

Use os CCs e os CCos, quando necessário, com seu próprio endereço de email na zona “T”.

Leia o e-mail completamente antes de clicar no botão “Enviar”. Verifique a ortografia e gramática antes de enviá-lo.

Adicione os arquivos anexados conforme você os menciona no correio. Isso impedirá que você envie o email sem anexar os arquivos.

Use o espaçamento e os parágrafos corretos para deixar o email claro. Em um computador, parágrafos mais curtos são sempre melhores.

Advertências

Não inclua cores ou letras malucas. Mantenha a fonte o mais clara e simples possível.

Se você estiver enviando o mesmo email para várias pessoas, não deixe o endereço do destinatário visível na caixa CC. Use um recurso oculto de cópia ou correspondência para proteger a privacidade de seus contatos.

Referências

 

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