Como escrever um email de reclamação eficaz

Se você tiver um problema com uma pessoa ou empresa, escrever um e-mail de reivindicação pode ajudá-lo a resolvê-lo. Também pode permitir que você expresse seu descontentamento com um problema público grande demais para se resolver. Ao escrever um e-mail, você pode endereçar sua reivindicação diretamente às pessoas responsáveis, que podem resolver o conflito. No entanto, se você deseja que sua reclamação seja lida e levada a sério, você deve aprender a escrever um e-mail de reclamação eficaz.

Passo 1

Encontre a melhor pessoa para resolver sua reclamação. Por exemplo, se você tiver uma reclamação sobre uma empresa, ligue ou visite o site para encontrar o endereço de e-mail para reclamações de clientes. Se você enviar um e-mail de reivindicação para o endereço errado, poderá ser ignorado.

Etapa 2

Investigue o formulário apropriado para sua reivindicação. Algumas grandes organizações solicitarão que você preencha um formulário de reclamação ou solicitem certos tipos de documentação para apoiar sua reivindicação. Você pode encontrar essas informações consultando o site da organização ou ligando para o número de contato que aparece nessa página. Seguindo os procedimentos corretos, será mais fácil para a organização ler e resolver sua reclamação.

Etapa 3

Indique o motivo da sua reivindicação no email. Isso deve estar na primeira ou na segunda frase do seu email para chamar a atenção do leitor. Se você demorar muito para chegar ao ponto, a pessoa pode começar a assumir ou especular que o email não é muito importante.

Etapa 4

Explique e apoie sua reclamação. Seja específico Por exemplo, se você não estiver satisfeito com o produto de uma empresa, indique exatamente o que havia de errado com ele.

Etapa 5

Anexe fotos, recibos e outras informações de suporte relevantes em seu email. Anote no parágrafo em que você explica sua reivindicação, mencionando as informações adicionais que você anexou.

Etapa 6

Detalha uma solução. Mais uma vez, seja específico sobre o que deve ser feito. Por exemplo, solicite um reembolso ou substituição de um produto com defeito. Apontar a solução desejada ajudará a resolver o problema mais facilmente.

Etapa 7

Solicite uma resposta. Inclua seu nome, endereço postal e número de telefone no final do seu email para facilitar o contato com você. Ao pedir uma amostra de resposta, você leva a sério sua reivindicação, especialmente se você solicitar dentro de um determinado período de tempo.

Etapa 8

Verifique seu e-mail antes de enviá-lo para garantir que ele seja conciso, preciso e sem erros de ortografia e gramática. As mensagens de e-mail de reclamação com erros têm uma aparência pouco profissional, enquanto o formato e o email corretos ajudarão a levar a sério sua reclamação.

Referências

 

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