Como enviar um documento protegido por senha por email

O envio de um documento protegido por senha a alguém por e-mail exigirá um pouco de previsão e planejamento. Um documento habilitado por senha deve ser a primeira etapa para a segurança total. Envie dados confidenciais para pessoas em quem você confia ou para quem “precisa saber” algo. Escolha o destinatário com sabedoria, como alguém que você conhece e que salvará os dados e os transmitirá apenas para quem precisar. Integre essas etapas como parte de sua rotina para limitar o acesso às suas informações privadas.

Passo 1

Escreva um novo documento que contenha suas informações particulares em um arquivo do Word ou Excel. Como alternativa, copie e cole as informações no documento. Copie e cole destacando o texto no documento original, clicando em “Editar” no menu principal, seguido de “Copiar”. No novo documento, use o mouse para colocar o cursor onde deseja que o texto apareça, clique em “Editar” e depois em “Colar”.

Etapa 2

Salve o documento que você deseja enviar por e-mail clicando em “Arquivo” no menu principal e selecionando “Salvar como”. Uma caixa de diálogo aparecerá onde você pode nomear o arquivo. Digite um nome e adicione as iniciais do destinatário para poder identificar facilmente o arquivo protegido por senha posteriormente.

Etapa 3

Proteja o arquivo clicando em “Ferramentas” no menu principal, depois em “Opções” e clique na guia “Segurança”. Em “Senha para abrir”, digite uma senha e digite-a novamente na segunda caixa de seleção. As melhores senhas têm pelo menos oito caracteres e usam uma combinação de letras maiúsculas, minúsculas, números e símbolos, que você pode adicionar alterando um dos números na linha numérica do teclado.

Etapa 4

Escreva um email para o destinatário e anexe o documento que contém as informações confidenciais. Informe o destinatário que o documento está protegido por senha e que você o fornecerá. Não escreva a senha no mesmo email que contém o documento protegido por senha. Ligue para o destinatário para fornecer uma senha se você tiver um número de telefone ou enviar um email separado contendo a senha. Não especifique como você se comunicará com o destinatário e deixe a linha de assunto em branco se enviar uma senha por email.

Etapa 5

Exclua os documentos protegidos por senha do seu computador quando tiver certeza de que o destinatário recebeu sua cópia corretamente. Se o destinatário precisar fazer alterações ou modificar o documento protegido por senha, você precisará fornecer instruções para excluí-lo. Veja o passo três.

Referências

 

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