Como criar um manual de procedimentos

Todas as empresas de sucesso têm uma coisa em comum. Eles documentam e seguem procedimentos padronizados de trabalho (PNT) para manter as operações diárias em execução constante, com segurança, no prazo, de acordo com as medidas de qualidade e em conformidade com os regulamentos governamentais. O POE (procedimento operacional padrão) documenta como, quando, onde e por que um trabalho é realizado e quem o realiza. Um manual de POE inclui todos os procedimentos de trabalho padronizados para uma divisão, departamento ou grupo dentro de uma empresa. É uma referência valiosa para os funcionários da empresa e uma ferramenta eficaz de treinamento para novos funcionários. A organização do manual e o estilo de redação podem variar amplamente entre empresas,

Planejamento

Passo 1

Identifique o público para o qual o manual aponta. Neste exemplo, poderia ser o manual do POE para o armazém da empresa. Identifica o trabalho diário na divisão do armazém e limita o escopo do manual à função do armazém na empresa em geral.

Etapa 2

Obtenha informações de alguém que tenha interesse pessoal em POPs, por exemplo, trabalhadores, supervisores e consultores de segurança. A contratação de especialistas na área ajudará você a escrever os procedimentos mais precisos e a como o manual é recebido e usado a longo prazo. Uma abordagem de equipe na criação do manual “promove a aceitação de POPs por usuários em potencial”, diz o “Guia para a Preparação de Procedimentos Operacionais Padrão” da Agência de Proteção Ambiental dos EUA.

Etapa 3

Organize os procedimentos no manual da maneira que melhor se adequar ao público e ao material. Para o exemplo do armazém, além de um índice e apêndices, as seções do manual podem incluir equipamentos de segurança e treinamento, transporte, recebimento e manuseio.

Etapa 4

Formate os procedimentos em cada seção do manual para que sejam fáceis de ler e seguir. Alguns procedimentos podem ser abordados facilmente em algumas etapas, enquanto outros exigem mais etapas e fluxogramas. O “Procedimentos Operacionais Padrão: Guia de Redação” da Universidade da Pensilvânia fornece exemplos de quando usar etapas simples e etapas hierárquicas versus gráficos. (Consulte Recursos).

Escreva os POEs

Passo 1

Escreva uma declaração de propósito para cada procedimento, indicando claramente quem faz o trabalho, quando, onde e por quê. Ele lista os riscos que podem, por exemplo, causar danos ao equipamento ou ferimentos pessoais. Faça uma lista de regulamentos governamentais ou padrões do setor que devem ser abordados.

Etapa 2

Escreva as etapas dos procedimentos cronológicos em um formato claro e conciso. Use verbos ativos para iniciar cada etapa. Inclui detalhes suficientes para que um novo aprendiz ou alguém com experiência de trabalho limitada possa concluir o trabalho com sucesso e segurança, sem supervisão.

Etapa 3

Identifique qualquer equipamento especial, qualificação ou documentação adicional necessária para realizar o trabalho. Para o exemplo do armazém, se um trabalho exigir que um funcionário use capacete, tenha certificação de empilhadeira e use uma lista de verificação de inventário, o status estará no procedimento. Inclua exemplos de formulários ou listas de verificação no procedimento ou no apêndice do manual.

Rastreamento

Passo 1

Teste os procedimentos antes de publicar o manual, sugere o Texas A&M College of Engineering e seu “Guia de Redação de Procedimentos Operacionais Padrão”. Peça a um especialista no assunto para revisar esses procedimentos com precisão e a um aprendiz para verificar se não faltam informações e peça aos que falharem no teste que reexaminem os procedimentos.

Etapa 2

Treine os trabalhadores sobre como usar o manual do POE. Explique o design do manual e como encontrar as informações o tempo todo. Peça aos funcionários que se apropriem das mudanças nos procedimentos nos manuais e relate as mudanças à medida que elas surgirem.

Etapa 3

Crie um sistema de controle de documentos. Quando um procedimento é revisado, registre as datas e os detalhes da revisão para garantir que haja um registro histórico para cada procedimento. Verifique se as cópias dos manuais estão disponíveis nas áreas em que os procedimentos são executados, aconselha o “Guia para escrever procedimentos operacionais padrão” da Duke University.

Etapa 4

Revise a eficácia dos procedimentos após um período de tempo. Se, por exemplo, os equipamentos, processos ou regulamentos governamentais mudarem, atualize o conteúdo do manual para refletir as novas informações. Ouça comentários sobre seu uso e incorpore melhorias.

Referências

 

Você pode estar interessado:

Deixe um comentário