Como criar um dicionário de dados no Access

O dicionário de dados é como um mapa de navegação ou código de chave para todos os tipos diferentes de dados que podem ser inseridos em qualquer banco de dados. Os dicionários de dados contêm dados sobre os próprios dados. A criação de um ajuda aqueles que mantêm e atualizam o banco de dados a manter os termos e convenções de nomenclatura de forma consistente. Você pode achar útil usar caneta e papel para delinear uma idéia geral das coisas que você deseja que seu banco de dados inclua.

Passo 1

Abra o programa Microsoft Access. Localize a faixa de menu na parte superior da página e escolha a opção “Arquivo”. Clique em “Novo” e depois em “Banco de dados em branco”. Um novo banco de dados em branco será exibido. Clique em “Arquivo” novamente e depois em “Salvar como”. Digite o nome do seu banco de dados na caixa “Nome do arquivo” e clique em “Salvar”.

Etapa 2

Clique no banco de dados em branco abaixo da primeira coluna denominada “Adicionar novo campo”. Digite “O nome da tabela”, “Nome do atributo”, “Conteúdo”, “Tipo”, “Formato”, “Intervalo”, “Necessário” e “PK”, pressionando a tecla “Tab” entre cada um. “PK” significa “chave primária”. É um campo que permite ao banco de dados saber o que usar como ponto de ancoragem ao organizar as informações durante a pesquisa do usuário no banco de dados.

Etapa 3

Clique em “Arquivo” e depois em “Salvar” para salvar seu trabalho. Faça isso periodicamente enquanto cria o dicionário de dados.

Etapa 4

Coloque o cursor novamente no primeiro campo de “Nome da tabela” e digite o nome do seu banco de dados abaixo. Se você estiver criando um para conter as informações da conta do cliente, poderá chamar “Contas”. Tabule “Nome do atributo” e digite os campos de nome que deseja. Por exemplo, use “Nome” ou “Sobrenome”. Os identificadores que você colocar serão usados ​​como identificadores dentro do programa. O programa em geral não permite que espaços sejam colocados entre nomes de variáveis. Os nomes de identificação parecem “normais” para o usuário em qualquer interface gráfica. Use a seta para baixo no teclado para listar cada nome de atributo.

Etapa 5

Coloque o cursor novamente na primeira linha e tabule a seção “Conteúdo”. Haverá as informações de referência. Para “Nome”, você pode dizer algo semelhante a “Nome do cliente”. Use a seta para baixo no teclado para concluir as informações ao lado de cada recurso de atributo.

Etapa 6

Coloque o cursor novamente na primeira linha e tabule uma ou mais vezes na coluna “Tipo”. Complete cada tipo para cada nome de atributo. Alguns exemplos podem ser “número”, “data” ou “qualidade”. Repita esse processo para cada coluna restante. Exemplos de formatos podem incluir “9999” ou “999-99-9999” ou “mm / dd / aaaa” ou “9.999.999” e “99.99”.

Etapa 7

Defina o campo “Intervalo” que descreverá os intervalos aceitáveis ​​para quantidades ou datas. Você provavelmente não precisa preencher esta coluna para cada nome de atributo, pois às vezes não é aplicável.

Etapa 8

Preencha a coluna “Necessário” com um simples campo “sim” ou “não”. Se um usuário precisar inserir um campo específico, coloque “s” (“e” por “yes” em inglês) e, se não, digite “n”.

Etapa 9

Selecione em quais campos “PK” a seguir. Basta colocar “PK” ao lado dos campos que o banco de dados usa para procurar informações. Por exemplo, se você deseja que o banco de dados procure por nome e sobrenome, precisará colocar “PK” ao lado desses campos.

Etapa 10

Feche o programa Microsoft Access quando terminar.

Referências

     

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