Como criar um catálogo de endereços no Excel

As planilhas são uma maneira ideal de manter as informações de contato. Em vez de anotar os endereços em um bloco de notas tradicional, crie um no Microsoft Excel 2007 para armazenar os dados. Ter um catálogo de endereços neste programa permite adicionar e excluir informações com facilidade e manter tudo muito organizado. O uso deste bloco de notas no Excel é o primeiro passo para criar etiquetas de endereço, cartas e envelopes. Sua criação envolve apenas dois procedimentos básicos: estabeleça as colunas correspondentes e insira as informações.

Abra o Microsoft Excel 2007.

Adicione um título na parte superior da planilha para descobrir o que ela contém. Talvez você precise criar um notebook para uso pessoal e outro para negócios; O título ajudará você a distinguir um do outro. Use as ferramentas na barra correspondente para tornar o título preto e com uma fonte maior.

Pule algumas linhas para criar as colunas do caderno. Use os seguintes títulos de coluna: nome, cidade, estado, CEP, número de telefone, número de fax e endereço de email. Coloque esses títulos nas colunas de A a H, respectivamente. É mais fácil ler as informações quando tudo estiver em colunas separadas.

Destaque a linha dos títulos das colunas clicando no número da linha à esquerda. Use as ferramentas na barra superior para centralizar e colocar os títulos em preto.

Digite as informações em cada coluna. Isso pode demorar um pouco, mas você só precisará colocar tudo no Excel uma vez; Depois, basta adicionar novas pessoas e atualizar as informações. Se estiver faltando alguns dados, basta deixar a célula em branco. Certifique-se de usar as duas cartas postais para abreviar os estados.

Formate o texto na coluna do código postal. Realce todo o texto da coluna (mas não o título). Clique com o botão direito e, quando tudo estiver destacado, selecione “Formatar células”. Na guia “Número”, clique em “Especial” na caixa “Categoria”. Na caixa “Tipo”, clique em “Código postal” ou “Código postal + 4). Selecione” Aceitar “. Isso fará com que todos os códigos postais tenham a mesma aparência.

Modele o texto na coluna número de telefone. Realce o texto, exceto o título. Clique com o botão direito e selecione “Formatar Células”. Na guia “Número”, escolha “Especial” na caixa “Categoria”. Na caixa “Tipo”, clique em “Telefone”. Pressione “OK”. Todos os números de telefone terão o mesmo formato.

 

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