Como criar um calendário de grupo no Outlook

Quando você organiza uma equipe no trabalho, é útil saber o que cada um faz e quando ele faz. Seguir os cronogramas de cada um é útil para reuniões, atribuição de projetos e garantia de cumprimento dos prazos. Você pode configurar um calendário de grupo no Outlook para seguir os agendamentos. O Calendário de Grupo é uma ferramenta eficaz para equipes comerciais, horário comercial e funções comerciais, e é um recurso disponível apenas com o Outlook nos Microsoft Exchange Servers.

Passo 1

Abra o Outlook

Etapa 2

Clique no menu “Ação” e selecione “Exibir agendas de grupo”. Isso abre uma janela com uma lista de todos os agendamentos de grupo existentes.

Etapa 3

Selecione um dos grupos ou crie um novo. Criar um novo grupo abre uma janela. Nome do grupo e selecione “OK”.

Etapa 4

Adicione membros ao grupo a partir de um catálogo de endereços, uma fonte pública, como um diretório de empresas ou individualmente. Os membros do grupo fora do Exchange Server interno podem ser adicionados, se estiverem em um Exchange Server e “compartilharem” o calendário ou publicarem seus calendários na Internet, que é outro recurso do Outlook. Clique duas vezes em um nome ou arraste e solte um no campo “Para:”.

Etapa 5

Revise os agendamentos selecionando o menu “Ação” e escolhendo “Exibir agendamentos de grupo”, destacando o agendamento apropriado e pressionando “Abrir”. Uma janela aparecerá com o nome de cada membro do grupo e sua disponibilidade.

Etapa 6

Use o “Novo pedido de reunião” para abrir uma janela de reunião. Você também pode ver as agendas do grupo ao criar a reunião. A opção “Agenda” na faixa de opções “Solicitação de reunião” abre o calendário do grupo para mostrar a disponibilidade de um horário de reunião comum. Ao enviar a “Solicitação de reunião”, você só precisa inserir o nome do grupo no campo “Para”. O Outlook completará automaticamente os endereços de email.

Referências

 

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